Un esdeveniment d'empresa memorable no és el que més gasta, sinó el que millor explica el que la companyia vol dir. Convencions, presentacions de producte, sopars de Nadal, kick-offs comercials: tots comparteixen una mateixa veritat, i és que la part tècnica es nota sobretot quan falla. A Zenor Audiovisual produïm esdeveniments corporatius a tota Espanya des d'Albacete, amb equip tècnic propi, i aquesta guia resumeix el que hem après perquè el teu surti impecable.
Comença per l'objectiu, no pel càtering
Abans de reservar espai o triar menú, defineix què ha de passar al cap dels assistents quan acabi l'esdeveniment. Motivar l'equip comercial? Presentar un producte a clients? Celebrar un aniversari? L'objectiu determina el format, la durada, el to i, per descomptat, la producció tècnica que necessites.
El guió tècnic: l'escaleta ho és tot
Els esdeveniments corporatius que flueixen tenen al darrere una escaleta minut a minut: qui puja a l'escenari, quin vídeo es llança, quin micròfon s'obre i quina llum canvia. Compartir aquesta escaleta amb el proveïdor tècnic amb antelació permet assajar les transicions i evita els silencis incòmodes entre ponents que tant es noten.
So, imatge i llum: el trio que sosté el missatge
- Microfonia de diadema o solapa per als ponents i de mà per al torn de preguntes.
- Pantalla LED o projecció dimensionada perquè l'última fila llegeixi les diapositives.
- Il·luminació d'escenari que afavoreixi els ponents i quedi bé en càmera.
- Música d'entrades i sortides que marqui el ritme de l'acte.
- Un tècnic dedicat a la taula durant tot l'esdeveniment, no només en el muntatge.
Arriba a qui no és a la sala: l'streaming
Cada vegada més empreses tenen equips repartits per diverses seus o en remot. Emetre l'esdeveniment en directe amb realització professional multiplica l'abast del missatge i deixa un vídeo aprofitable després. No és posar una webcam: són càmeres, mescla de senyal, retolació i integració amb la plataforma que faci servir la teva empresa.
El moment distès: team building que funciona
Després de la part institucional, els assistents agraeixen desconnectar. Les zones de gaming, els simuladors i les experiències de realitat virtual generen cues, riures i conversa entre departaments que normalment no es creuen. És la part de l'esdeveniment que la gent comenta l'endemà.
Errors freqüents que convé evitar
- Contractar la tècnica a última hora, quan el guió ja no admet canvis.
- No fer prova de so ni assaig amb els ponents reals.
- Confiar els vídeos a un portàtil sense còpia de seguretat ni senyal de reserva.
- Fragmentar la producció entre diversos proveïdors que no es coordinen entre si.
- Oblidar el pla B per a esdeveniments amb part a l'exterior.
Un sol interlocutor tècnic, de l'escaleta al desmuntatge
Coordinar so, pantalles, il·luminació, streaming i activitats amb proveïdors diferents és una font inesgotable de friccions. A Zenor Audiovisual integrem tota la producció tècnica amb personal i material propis, amb un interlocutor únic que coneix la teva escaleta de principi a fi. Cada pressupost el revisa una persona del nostre equip, sense lletra petita.