Cena de empresa de Navidad: qué técnica contratar

Para una cena o evento de empresa de Navidad lo imprescindible es sonido para los discursos (con micrófonos inalámbricos) y música de fondo durante la cena. A partir de ahí, la técnica depende del plan: si hay baile, una discomóvil con DJ, sonido y luces; si quieres que participe todo el mundo, karaoke o fotomatón; y si hay vídeo del año o entrega de premios, una pantalla.

Reserva con al menos dos semanas de antelación: Navidad es temporada alta y las fechas se ocupan antes.

¿Qué técnica necesita cada tipo de cena?

No todas las cenas piden lo mismo. Esto es lo que montamos según el plan de la noche:

• Cena con discursos: sonido para la sala y micrófonos inalámbricos. Se suele añadir un micrófono de atril o de mano para quien hable.
• Cena y baile: discomóvil con DJ, equipo de sonido y luces. Se suele añadir iluminación de ambiente para la sala.
• Cena con actividad para todos: karaoke con técnico o con presentador que dinamiza, o fotomatón. Se pueden sumar experiencias como fiesta neón o gaming.
• Cena con vídeo o premios: pantalla LED o proyección, y sonido para el vídeo. Se suele añadir microfonía para presentar cada premio.
• Cena en patio, carpa o jardín: sonido dimensionado para exterior. Se suele añadir iluminación decorativa con guirnaldas y focos a batería.

Lo monta y lo prueba un equipo técnico propio, sin subcontratar. Si un técnico se queda durante la cena depende del servicio, y lo verás en la propuesta; el desplazamiento se refleja en el presupuesto.

¿Cuánto sonido hace falta?

La regla que usamos para dimensionar: unos 10 W RMS por persona si va a haber baile y la mitad si solo hay voz y música de fondo. Al aire libre hay que sumar un 30–50 %, porque no hay paredes que ayuden. Lo explicamos con más detalle, con una tabla por aforo, en nuestra guía de potencia de sonido.

Para los discursos importa más la microfonía que la potencia: un micrófono inalámbrico que se pasa de mano en mano evita que cada orador tenga que ir hasta un punto fijo. Hay más sobre esto en la guía de microfonía inalámbrica.

¿Karaoke, fotomatón o discomóvil?

Depende de lo que quieras que pase en la sala:

• Karaoke: iguala a todo el mundo, de dirección a la última incorporación. Incluye pantalla para la letra, micrófonos inalámbricos y un catálogo amplio y multilingüe. Puede llevar un presentador que dinamiza o solo un técnico; existe una modalidad más autónoma, pero en eventos de empresa recomendamos técnico.
• Fotomatón: deja un recuerdo inmediato, con fotos impresas al instante o vídeos 360º, atrezo y photocall personalizado con el logotipo de la empresa.
• Discomóvil: para cuando la cena acaba en baile. DJ profesional, sonido y luces, y una playlist preparada a medida.

Se pueden combinar: karaoke después del café y discomóvil para cerrar, por ejemplo. Si buscas ideas para que la gente se mueva entre actividades, mira los rincones de entretenimiento para eventos de empresa.

Qué pedir al proveedor antes de cerrar

Una lista que conviene repasar con quien monte la técnica:

• Prueba de sonido antes de que lleguen los invitados, con los micrófonos que se van a usar en los discursos.
• Quién controla el sonido durante la cena: si hay un técnico en sala o si el equipo se queda solo.
• Horario de montaje y desmontaje compatible con el del restaurante o la sala.
• Normas del local: hasta qué hora se permite música y si la sala tiene limitador de sonido.
• Toma de corriente disponible cerca de donde irá el equipo.
• Seguro de responsabilidad civil: pregunta si lo tiene y, si el local lo exige, pide el justificante.
• Qué incluye el presupuesto: transporte, montaje, técnico y horas de servicio.

Qué necesitamos saber para presupuestarla

Para prepararte una propuesta nos basta con: fecha, lugar (restaurante, finca o sala), número de asistentes, si habrá discursos, vídeo o entrega de premios, si habrá baile o actividad y hasta qué hora. Con eso te decimos qué técnica tiene sentido y cuál sobra.

Si además de la cena organizas otros actos durante el año, la guía para organizar un evento de empresa cubre convenciones y presentaciones de producto.