Sopar d'empresa de Nadal: quina tècnica contractar

Per a un sopar o esdeveniment d'empresa de Nadal, l'imprescindible és so per als discursos (amb micròfons sense fil) i música de fons durant el sopar. A partir d'aquí, la tècnica depèn del pla: si hi ha ball, una discomòbil amb DJ, so i llums; si vols que hi participi tothom, karaoke o fotomaton; i si hi ha vídeo de l'any o lliurament de premis, una pantalla.

Reserva amb almenys dues setmanes d'antelació: el Nadal és temporada alta i les dates s'ocupen abans.

Quina tècnica necessita cada tipus de sopar?

No tots els sopars demanen el mateix. Això és el que muntem segons el pla de la nit:

• Sopar amb discursos: so per a la sala i micròfons sense fil. Se sol afegir un micròfon de faristol o de mà per a qui parli.
• Sopar i ball: discomòbil amb DJ, equip de so i llums. Se sol afegir il·luminació d'ambient per a la sala.
• Sopar amb activitat per a tothom: karaoke amb tècnic o amb presentador que dinamitza, o fotomaton. S'hi poden sumar experiències com festa neó o gaming.
• Sopar amb vídeo o premis: pantalla LED o projecció, i so per al vídeo. Se sol afegir microfonia per presentar cada premi.
• Sopar en pati, carpa o jardí: so dimensionat per a exterior. Se sol afegir il·luminació decorativa amb garlandes i focus amb bateria.

Ho munta i ho prova un equip tècnic propi, sense subcontractar. Que un tècnic es quedi durant el sopar depèn del servei, i ho veuràs a la proposta; el desplaçament es reflecteix al pressupost.

Quant de so cal?

La regla que fem servir per dimensionar: uns 10 W RMS per persona si hi haurà ball i la meitat si només hi ha veu i música de fons. A l'aire lliure cal sumar-hi un 30–50 %, perquè no hi ha parets que ajudin. Ho expliquem amb més detall, amb una taula per aforament, a la nostra guia de potència de so.

Per als discursos importa més la microfonia que la potència: un micròfon sense fil que es passa de mà en mà evita que cada orador hagi d'anar fins a un punt fix. En trobaràs més a la guia de microfonia sense fil.

Karaoke, fotomaton o discomòbil?

Depèn del que vulguis que passi a la sala:

• Karaoke: iguala tothom, de la direcció a l'última incorporació. Inclou pantalla per a la lletra, micròfons sense fil i un catàleg ampli i multilingüe. Pot portar un presentador que dinamitza o només un tècnic; hi ha una modalitat més autònoma, però en esdeveniments d'empresa recomanem tècnic.
• Fotomaton: deixa un record immediat, amb fotos impreses a l'instant o vídeos 360º, atrezzo i photocall personalitzat amb el logotip de l'empresa.
• Discomòbil: per quan el sopar acaba en ball. DJ professional, so i llums, i una playlist preparada a mida.

Es poden combinar: karaoke després del cafè i discomòbil per tancar, per exemple. Si busques idees perquè la gent es mogui entre activitats, mira els racons d'entreteniment per a esdeveniments d'empresa.

Què cal demanar al proveïdor abans de tancar

Una llista que convé repassar amb qui munti la tècnica:

• Prova de so abans que arribin els convidats, amb els micròfons que es faran servir als discursos.
• Qui controla el so durant el sopar: si hi ha un tècnic a la sala o si l'equip es queda sol.
• Horari de muntatge i desmuntatge compatible amb el del restaurant o la sala.
• Normes del local: fins a quina hora es permet música i si la sala té limitador de so.
• Presa de corrent disponible a prop d'on anirà l'equip.
• Assegurança de responsabilitat civil: pregunta si en té i, si el local ho exigeix, demana'n el justificant.
• Què inclou el pressupost: transport, muntatge, tècnic i hores de servei.

Què necessitem saber per pressupostar-lo

Per preparar-te una proposta ens n'hi ha prou amb: data, lloc (restaurant, finca o sala), nombre d'assistents, si hi haurà discursos, vídeo o lliurament de premis, si hi haurà ball o activitat i fins a quina hora. Amb això et diem quina tècnica té sentit i quina sobra.

Si, a més del sopar, organitzes altres actes durant l'any, la guia per organitzar un esdeveniment d'empresa cobreix convencions i presentacions de producte.