Errores al contratar sonido, DJ o fotomatón y cómo evitarlos

Casi todos los errores al contratar sonido, DJ o fotomatón vienen de lo mismo: comparar presupuestos que no incluyen lo mismo y no contar al proveedor cómo es el sitio. Un equipo pensado para otro espacio, un DJ sin equipo en un local que no lo tiene o un fotomatón sin un enchufe cerca dan igual de mal resultado que un mal profesional. Se evitan dejando por escrito qué incluye cada cosa.

Al final tienes la lista de preguntas que te recomendamos hacer.

Errores al contratar el sonido

• Elegir por potencia o por número de altavoces. Más potencia no suena mejor. Lo que cuenta es cuánta gente hay, si hay baile o solo voz y si es dentro o fuera. Cómo se calcula lo tienes en la potencia de sonido que necesitas según el aforo; no hace falta que lo hagas tú, pero sí que des esos datos.
• No decir que es al aire libre. Sin paredes, el sonido se pierde, y además hay que contar con el viento y con dónde se enchufa. Un presupuesto pensado para un salón no vale para una finca o una plaza.
• Olvidarse de los micrófonos. Los discursos, las lecturas, el brindis o las palabras del alcalde también son sonido. Di cuántas personas hablan y si alguna lo hace a la vez que otra, para que vayan los micrófonos que hacen falta.
• Alquilar el equipo sin técnico cuando nadie sabe manejarlo. El alquiler de equipo (lo recoges o te lo llevamos, y lo manejas tú) es una opción válida si alguien de tu lado sabe colocarlo y ajustarlo. Si no, un pitido o un micrófono que se corta no lo arregla nadie. Pregunta en cada presupuesto si es solo equipo o equipo con técnico.
• No preguntar al sitio por sus límites. Antes de contratar, pregunta al salón, a la finca o al ayuntamiento si hay limitador de volumen, a qué hora hay que cortar la música, dónde están los enchufes y por dónde se descarga el equipo. Todo eso cambia el montaje.
• No dejar tiempo para montar y probar. El equipo tiene que estar montado y probado antes de que llegue el primer invitado. Si el sitio solo deja entrar una hora antes, dilo al pedir presupuesto.

Todo lo que entra en un servicio de sonido para eventos depende de estas respuestas.

Errores al contratar un DJ

• Contratar solo al DJ en un sitio sin equipo. Un DJ trae su música y su mesa, pero no necesariamente el sonido y la luz para una pista. Si el sitio no tiene equipo propio, lo que necesitas es una discomóvil; la diferencia la explicamos en DJ o discomóvil: cuál elegir.
• No darle una lista. No hace falta un repertorio cerrado, pero sí las canciones que tienen que sonar, las que no pueden sonar y los momentos marcados: entrada, primer baile, tarta, regalos o la canción de la empresa.
• No acordar quién habla por el micrófono. Hay quien quiere que el DJ anime y quien no quiere oírle en toda la noche. Dilo antes, y di también quién da los avisos (los novios, el organizador, el ayuntamiento).
• Música de cena a volumen de fiesta. Si el mismo DJ lleva la cena y la fiesta, acuerda que durante la cena la música sea de fondo y que la gente pueda hablar.
• No cerrar el horario. Deja por escrito a qué hora empieza y acaba la música, y qué pasa si la fiesta se alarga: si se puede ampliar y cómo se cobra.

Errores al contratar un fotomatón

• Ponerlo en cualquier sitio. Un fotomatón necesita un enchufe cerca, espacio para que quepa un grupo delante y un sitio por donde pase la gente sin tapar una puerta ni la pista. En un rincón escondido apenas se usa.
• No preguntar qué se lleva el invitado. Foto impresa, descarga en el móvil o las dos cosas. No es lo mismo, y no todos los formatos dan lo mismo.
• No aprobar el diseño antes. Si la foto lleva nombres, una fecha o el logo de la empresa, pide ver la plantilla antes del evento. Una errata impresa en todas las fotos no se arregla después.
• No preguntar cuándo te dan todas las fotos. Pregunta en qué formato y en qué plazo recibes el conjunto de fotos del evento.
• No preguntar si alguien lo atiende. Pregunta si durante el servicio va una persona del proveedor para atender el fotomatón o si se queda funcionando solo, y quién lo resuelve si se atasca.
• Contratar las horas a ciegas. Piensa en qué momento de la fiesta tiene sentido: con la barra libre se usa mucho más que durante la cena.
• Confundirlo con un photocall. El photocall es el fondo; el fotomatón es el equipo que hace las fotos (lo explicamos en fotomatón o photocall: diferencias). Se pueden combinar, con el fotomatón delante del photocall. En un evento para un pueblo montamos así el fotomatón, al aire libre y de noche, con fotos ilimitadas y descarga en el móvil.

Los formatos que llevamos están en fotomatón y videomatón 360, y qué mueve el precio en cuánto cuesta alquilar un fotomatón para una boda.

Errores que se repiten con los tres

• Comparar solo el precio final. Dos presupuestos con la misma cifra pueden incluir cosas distintas: transporte, montaje, desmontaje, desplazamiento, horas de servicio o técnico. Compara línea por línea. En los nuestros, el desplazamiento se refleja en el presupuesto.
• Quedar de palabra. Lo que no está por escrito no existe cuando hay un problema. Pide que el presupuesto diga qué incluye, qué no incluye, horarios y qué pasa si cambia algo.
• No preguntar quién va a ir. Pregunta si el equipo y las personas que van al evento son del proveedor o de otra empresa a la que se lo pasan. En Zenor el equipo técnico es propio y no subcontratamos.
• Repartirlo entre tres proveedores sin que nadie coordine. Si el sonido de la ceremonia, el DJ y el fotomatón vienen de empresas distintas, cada uno llega a su hora, busca su enchufe y monta por su cuenta. Si van separados, alguien tiene que coordinarlos; si van con el mismo proveedor, tienes un solo interlocutor para todo.
• No tener plan si llueve. En un evento al aire libre, pregunta dónde se pone el equipo si hay que meterse dentro y si ese sitio también tiene enchufes y espacio.
• Contar poco del sitio. Fotos, un plano o unas medidas del espacio suelen bastar para preparar el montaje. Si prefieres que vayamos a verlo, la visita técnica se puede hacer si la pides, pero no va incluida: se presupuesta aparte.
• Reservar tarde. Pide presupuesto en cuanto tengas fecha y sitio, sobre todo si el evento cae en temporada de bodas o de fiestas patronales. Para las cenas de empresa de Navidad, conviene reservar con al menos dos semanas de antelación.

Qué preguntar antes de firmar

Esta es la lista que te recomendamos repasar con cualquier proveedor, también con nosotros:

• ¿Qué incluye exactamente el presupuesto: equipo, técnico, DJ, transporte, montaje, desmontaje y desplazamiento?
• ¿Es solo alquiler de equipo o va alguien a manejarlo durante el evento?
• ¿El equipo y el personal son vuestros o los subcontratáis?
• ¿Cuántas horas de servicio entran y qué pasa si el evento se alarga?
• ¿A qué hora llegáis a montar y cuánto tiempo necesitáis antes del inicio?
• ¿Qué necesitáis del sitio: enchufes, espacio, acceso para descargar?
• ¿Cuántos micrófonos van y para quién?
• ¿Cómo os paso la lista de canciones y los momentos marcados?
• ¿Qué se lleva el invitado del fotomatón, y cuándo y cómo recibo todas las fotos?
• ¿Puedo ver el diseño de la foto antes del evento?
• ¿Qué pasa si llueve o si hay que cambiar de sala?
• ¿Qué queda por escrito y qué condiciones hay si cambia la fecha o se cancela?

Y por tu lado, ten preparado: tipo de evento, fecha, sitio (dentro o fuera), número aproximado de invitados, horario, límites del sitio y qué servicios quieres.