Sonorisation, DJ, photobooth : les erreurs à éviter

Presque toutes les erreurs commises en réservant une sonorisation, un DJ ou un photobooth ont la même origine : comparer des devis qui n'incluent pas la même chose et ne pas expliquer au prestataire à quoi ressemble le lieu. Un matériel prévu pour un autre espace, un DJ sans matériel dans une salle qui n'en a pas ou un photobooth sans prise à proximité donnent un résultat aussi mauvais qu'un mauvais professionnel. On les évite en mettant par écrit ce que comprend chaque prestation.

À la fin, vous trouverez la liste des questions que nous vous recommandons de poser.

Les erreurs en réservant la sonorisation

• Choisir selon la puissance ou le nombre d'enceintes. Plus de puissance ne veut pas dire meilleur son. Ce qui compte, c'est le nombre de personnes, s'il y a de la danse ou seulement de la voix et si c'est en intérieur ou en extérieur. La façon de le calculer est expliquée dans la puissance sonore nécessaire selon la jauge ; vous n'avez pas à le faire vous-même, mais vous devez fournir ces informations.
• Ne pas préciser que c'est en plein air. Sans murs, le son se perd, et il faut aussi tenir compte du vent et de l'endroit où l'on se branche. Un devis prévu pour une salle ne convient pas pour un domaine ou une place.
• Oublier les micros. Les discours, les lectures, le toast ou les mots du maire, c'est aussi du son. Indiquez combien de personnes vont parler et si certaines le feront en même temps que d'autres, pour que les micros nécessaires soient prévus.
• Louer le matériel sans technicien alors que personne ne sait l'utiliser. La location de matériel (vous venez le chercher ou nous vous le livrons, et vous l'utilisez vous-même) est une option valable si quelqu'un de votre côté sait l'installer et le régler. Sinon, personne ne réglera un larsen ou un micro qui coupe. Demandez pour chaque devis s'il s'agit du matériel seul ou du matériel avec technicien.
• Ne pas interroger le lieu sur ses limites. Avant de réserver, demandez à la salle, au domaine ou à la mairie s'il y a un limiteur de son, à quelle heure la musique doit s'arrêter, où se trouvent les prises et par où se décharge le matériel. Tout cela change le montage.
• Ne pas prévoir de temps pour monter et tester. Le matériel doit être monté et testé avant l'arrivée du premier invité. Si le lieu ne vous laisse entrer qu'une heure avant, dites-le en demandant le devis.

Tout ce que comprend une prestation de son pour événements dépend de ces réponses.

Les erreurs en réservant un DJ

• Réserver uniquement le DJ dans un lieu sans matériel. Un DJ apporte sa musique et sa platine, mais pas forcément le son et la lumière pour une piste de danse. Si le lieu n'a pas de matériel, ce qu'il vous faut, c'est une disco mobile ; nous expliquons la différence dans DJ ou disco mobile : lequel choisir.
• Ne pas lui donner de liste. Pas besoin d'une playlist figée, mais il faut lui indiquer les chansons qui doivent passer, celles qui ne doivent pas passer et les moments clés : entrée, première danse, gâteau, cadeaux ou la chanson de l'entreprise.
• Ne pas convenir de qui parle au micro. Certains veulent que le DJ anime, d'autres ne veulent pas l'entendre de la soirée. Dites-le à l'avance, et indiquez aussi qui fait les annonces (les mariés, l'organisateur, la mairie).
• Une musique de dîner à volume de fête. Si le même DJ assure le dîner et la soirée, convenez que pendant le dîner la musique reste en fond et que les gens puissent discuter.
• Ne pas fixer les horaires. Mettez par écrit à quelle heure la musique commence et se termine, et ce qui se passe si la fête se prolonge : si elle peut être prolongée et comment c'est facturé.

Les erreurs en réservant un photobooth

• L'installer n'importe où. Un photobooth a besoin d'une prise à proximité, d'assez de place pour qu'un groupe tienne devant et d'un endroit où les gens passent sans bloquer une porte ni la piste. Dans un coin caché, il sert à peine.
• Ne pas demander ce que l'invité emporte. Photo imprimée, téléchargement sur le téléphone ou les deux. Ce n'est pas la même chose, et tous les formats n'offrent pas la même chose.
• Ne pas valider le design à l'avance. Si la photo porte des prénoms, une date ou le logo de l'entreprise, demandez à voir le modèle avant l'événement. Une coquille imprimée sur toutes les photos ne se corrige pas après coup.
• Ne pas demander quand vous recevez toutes les photos. Demandez sous quel format et dans quel délai vous recevez l'ensemble des photos de l'événement.
• Ne pas demander si quelqu'un s'en occupe. Demandez si, pendant la prestation, une personne du prestataire est présente pour s'occuper du photobooth ou s'il fonctionne seul, et qui intervient s'il se bloque.
• Réserver les heures à l'aveugle. Réfléchissez au moment de la fête où il a du sens : avec l'open bar, il est beaucoup plus utilisé que pendant le dîner.
• Le confondre avec un photocall. Le photocall est le fond ; le photobooth est l'appareil qui prend les photos (nous l'expliquons dans photomaton ou photocall : les différences). On peut les combiner, avec le photobooth devant le photocall. Pour un événement destiné à un village, nous avons installé le photobooth de cette façon, en plein air et de nuit, avec photos illimitées et téléchargement sur le téléphone.

Les formats que nous proposons sont présentés dans photobooth et vidéobooth 360, et ce qui fait varier le prix dans combien coûte la location d'un photobooth pour un mariage.

Les erreurs communes aux trois

• Comparer uniquement le prix final. Deux devis du même montant peuvent inclure des choses différentes : transport, montage, démontage, déplacement, heures de prestation ou technicien. Comparez ligne par ligne. Dans les nôtres, le déplacement figure sur le devis.
• Se mettre d'accord oralement. Ce qui n'est pas écrit n'existe pas en cas de problème. Demandez que le devis précise ce qu'il comprend, ce qu'il ne comprend pas, les horaires et ce qui se passe si quelque chose change.
• Ne pas demander qui va venir. Demandez si le matériel et les personnes présentes à l'événement appartiennent au prestataire ou à une autre entreprise à laquelle il sous-traite. Chez Zenor, le matériel technique nous appartient et nous ne sous-traitons pas.
• Répartir entre trois prestataires sans que personne ne coordonne. Si le son de la cérémonie, le DJ et le photobooth viennent d'entreprises différentes, chacun arrive à son heure, cherche sa prise et monte de son côté. S'ils sont séparés, quelqu'un doit les coordonner ; s'ils viennent du même prestataire, vous avez un seul interlocuteur pour tout.
• Ne pas avoir de plan en cas de pluie. Pour un événement en plein air, demandez où se place le matériel s'il faut se replier à l'intérieur et si cet endroit dispose aussi de prises et de place.
• Donner trop peu d'informations sur le lieu. Des photos, un plan ou quelques dimensions de l'espace suffisent généralement pour préparer le montage. Si vous préférez que nous venions le voir, la visite technique est possible si vous la demandez, mais elle n'est pas incluse : elle fait l'objet d'un devis à part.
• Réserver tard. Demandez un devis dès que vous avez la date et le lieu, surtout si l'événement tombe en pleine saison des mariages ou des fêtes patronales. Pour les dîners de Noël d'entreprise, il est conseillé de réserver au moins deux semaines à l'avance.

Ce qu'il faut demander avant de signer

Voici la liste que nous vous recommandons de passer en revue avec n'importe quel prestataire, nous compris :

• Que comprend exactement le devis : matériel, technicien, DJ, transport, montage, démontage et déplacement ?
• S'agit-il uniquement de location de matériel, ou quelqu'un l'utilise-t-il pendant l'événement ?
• Le matériel et le personnel sont-ils les vôtres, ou les sous-traitez-vous ?
• Combien d'heures de prestation sont incluses, et que se passe-t-il si l'événement se prolonge ?
• À quelle heure arrivez-vous pour monter, et de combien de temps avez-vous besoin avant le début ?
• De quoi avez-vous besoin sur le lieu : prises, espace, accès pour décharger ?
• Combien de micros sont prévus, et pour qui ?
• Comment vous transmettre la liste des chansons et les moments clés ?
• Qu'emporte l'invité du photobooth, et quand et comment vais-je recevoir toutes les photos ?
• Puis-je voir le design de la photo avant l'événement ?
• Que se passe-t-il s'il pleut ou s'il faut changer de salle ?
• Qu'est-ce qui est mis par écrit, et quelles sont les conditions si la date change ou si l'événement est annulé ?

Et de votre côté, préparez : le type d'événement, la date, le lieu (intérieur ou extérieur), le nombre approximatif d'invités, les horaires, les limites du lieu et les prestations souhaitées.