Errors en contractar so, DJ o fotomató i com evitar-los

Gairebé tots els errors en contractar so, DJ o fotomató vénen del mateix: comparar pressupostos que no inclouen el mateix i no explicar al proveïdor com és el lloc. Un equip pensat per a un altre espai, un DJ sense equip en un local que no en té o un fotomató sense un endoll a prop donen un resultat igual de dolent que un mal professional. S'eviten deixant per escrit què inclou cada cosa.

Al final tens la llista de preguntes que et recomanem fer.

Errors en contractar el so

• Triar per potència o per nombre d'altaveus. Més potència no sona millor. El que compta és quanta gent hi ha, si hi ha ball o només veu i si és a dins o a fora. Com es calcula ho tens a la potència de so que necessites segons l'aforament; no cal que ho facis tu, però sí que donis aquestes dades.
• No dir que és a l'aire lliure. Sense parets, el so es perd, i a més s'ha de comptar amb el vent i amb on s'endolla. Un pressupost pensat per a un saló no serveix per a una finca o una plaça.
• Oblidar-se dels micròfons. Els discursos, les lectures, el brindis o les paraules de l'alcalde també són so. Digues quantes persones parlen i si alguna ho fa alhora que una altra, perquè hi vagin els micròfons que calen.
• Llogar l'equip sense tècnic quan ningú no el sap fer anar. El lloguer d'equip (el reculls o te'l portem, i el fas anar tu) és una opció vàlida si algú del teu costat el sap col·locar i ajustar. Si no, un xiulet o un micròfon que es talla no ho arregla ningú. Pregunta a cada pressupost si és només equip o equip amb tècnic.
• No preguntar al lloc pels seus límits. Abans de contractar, pregunta al saló, a la finca o a l'ajuntament si hi ha limitador de volum, a quina hora s'ha de tallar la música, on són els endolls i per on es descarrega l'equip. Tot això canvia el muntatge.
• No deixar temps per muntar i provar. L'equip ha d'estar muntat i provat abans que arribi el primer convidat. Si el lloc només deixa entrar una hora abans, digues-ho en demanar pressupost.

Tot el que entra en un servei de so per a esdeveniments depèn d'aquestes respostes.

Errors en contractar un DJ

• Contractar només el DJ en un lloc sense equip. Un DJ porta la seva música i la seva taula, però no necessàriament el so i la llum per a una pista. Si el lloc no té equip propi, el que necessites és una discomòbil; la diferència l'expliquem a DJ o discomòbil: quina triar.
• No donar-li una llista. No cal un repertori tancat, però sí les cançons que han de sonar, les que no poden sonar i els moments marcats: entrada, primer ball, pastís, regals o la cançó de l'empresa.
• No acordar qui parla pel micròfon. N'hi ha que volen que el DJ animi i n'hi ha que no el volen sentir en tota la nit. Digues-ho abans, i digues també qui fa els avisos (els nuvis, l'organitzador, l'ajuntament).
• Música de sopar a volum de festa. Si el mateix DJ porta el sopar i la festa, acorda que durant el sopar la música sigui de fons i que la gent pugui parlar.
• No tancar l'horari. Deixa per escrit a quina hora comença i acaba la música, i què passa si la festa s'allarga: si es pot ampliar i com es cobra.

Errors en contractar un fotomató

• Posar-lo a qualsevol lloc. Un fotomató necessita un endoll a prop, espai perquè hi càpiga un grup al davant i un lloc per on passi la gent sense tapar una porta ni la pista. En un racó amagat gairebé no es fa servir.
• No preguntar què s'emporta el convidat. Foto impresa, descàrrega al mòbil o totes dues coses. No és el mateix, i no tots els formats donen el mateix.
• No aprovar el disseny abans. Si la foto porta noms, una data o el logotip de l'empresa, demana veure la plantilla abans de l'esdeveniment. Una errata impresa a totes les fotos no s'arregla després.
• No preguntar quan et donen totes les fotos. Pregunta en quin format i en quin termini reps el conjunt de fotos de l'esdeveniment.
• No preguntar si algú l'atén. Pregunta si durant el servei hi va una persona del proveïdor per atendre el fotomató o si es queda funcionant sol, i qui ho resol si s'encalla.
• Contractar les hores a cegues. Pensa en quin moment de la festa té sentit: amb la barra lliure es fa servir molt més que durant el sopar.
• Confondre'l amb un photocall. El photocall és el fons; el fotomató és l'equip que fa les fotos (ho expliquem a fotomató o photocall: diferències). Es poden combinar, amb el fotomató davant del photocall. En un esdeveniment per a un poble vam muntar així el fotomató, a l'aire lliure i de nit, amb fotos il·limitades i descàrrega al mòbil.

Els formats que portem són a fotomató i videomató 360, i què fa variar el preu a quant costa llogar un fotomató per a un casament.

Errors que es repeteixen amb tots tres

• Comparar només el preu final. Dos pressupostos amb la mateixa xifra poden incloure coses diferents: transport, muntatge, desmuntatge, desplaçament, hores de servei o tècnic. Compara línia per línia. En els nostres, el desplaçament es reflecteix al pressupost.
• Quedar de paraula. El que no és per escrit no existeix quan hi ha un problema. Demana que el pressupost digui què inclou, què no inclou, horaris i què passa si canvia alguna cosa.
• No preguntar qui hi anirà. Pregunta si l'equip i les persones que van a l'esdeveniment són del proveïdor o d'una altra empresa a qui ho passen. A Zenor l'equip tècnic és propi i no subcontractem.
• Repartir-ho entre tres proveïdors sense que ningú coordini. Si el so de la cerimònia, el DJ i el fotomató vénen d'empreses diferents, cadascun arriba a la seva hora, busca el seu endoll i munta pel seu compte. Si van per separat, algú els ha de coordinar; si van amb el mateix proveïdor, tens un sol interlocutor per a tot.
• No tenir pla si plou. En un esdeveniment a l'aire lliure, pregunta on es posa l'equip si cal entrar a dins i si aquell lloc també té endolls i espai.
• Explicar poc del lloc. Fotos, un plànol o unes mides de l'espai solen bastar per preparar el muntatge. Si prefereixes que el vinguem a veure, la visita tècnica es pot fer si la demanes, però no va inclosa: es pressuposta a part.
• Reservar tard. Demana pressupost tan bon punt tinguis data i lloc, sobretot si l'esdeveniment cau en temporada de casaments o de festes majors. Per als sopars d'empresa de Nadal, convé reservar amb almenys dues setmanes d'antelació.

Què preguntar abans de signar

Aquesta és la llista que et recomanem repassar amb qualsevol proveïdor, també amb nosaltres:

• Què inclou exactament el pressupost: equip, tècnic, DJ, transport, muntatge, desmuntatge i desplaçament?
• És només lloguer d'equip o hi va algú a fer-lo anar durant l'esdeveniment?
• L'equip i el personal són vostres o els subcontracteu?
• Quantes hores de servei hi entren i què passa si l'esdeveniment s'allarga?
• A quina hora arribeu a muntar i quant de temps necessiteu abans de l'inici?
• Què necessiteu del lloc: endolls, espai, accés per descarregar?
• Quants micròfons hi van i per a qui?
• Com us passo la llista de cançons i els moments marcats?
• Què s'emporta el convidat del fotomató, i quan i com rebo totes les fotos?
• Puc veure el disseny de la foto abans de l'esdeveniment?
• Què passa si plou o si cal canviar de sala?
• Què queda per escrit i quines condicions hi ha si canvia la data o s'anul·la?

I pel teu costat, tingues preparat: tipus d'esdeveniment, data, lloc (a dins o a fora), nombre aproximat de convidats, horari, límits del lloc i quins serveis vols.