Hi ha una escena que es repeteix a qualsevol empresa: dotze persones en una sala, un portàtil al mig de la taula i quatre companys connectats que no s'assabenten de res. No és un problema de la plataforma de videotrucada, és un problema de sala. El portàtil té un micròfon pensat per a una persona a quaranta centímetres i una càmera que enfoca qui l'ha obert. Per a una reunió híbrida de veritat cal un altre equip, i no sempre compensa comprar-lo.
Per què falla sempre l'àudio abans que la imatge
Qui és en remot perdona una imatge mediocre, però es desconnecta mentalment tan bon punt deixa d'entendre el que es diu. En una sala amb diverses persones, el micròfon del portàtil recull qui té a prop, l'eco de la sala i l'aire condicionat. La solució no és apujar el volum: són micròfons de taula o de sostre que cobreixen tots els assistents, amb cancel·lació d'eco. És el mateix que fem en un esdeveniment amb so per a conferències, a una altra escala.
La càmera: que es vegi qui parla
Una càmera fixa en un extrem de la taula converteix la meitat dels assistents en clatells. Per a una sala de reunions el que funciona és una càmera gran angular col·locada a l'altura dels ulls, i en sales grans una que segueixi qui parla. No cal un equip de televisió: cal que qui és en remot pugui veure la cara de qui està parlant, que és el que permet interrompre, assentir i participar en comptes de limitar-se a escoltar.
La pantalla, i per què convé que en siguin dues
Amb una sola pantalla cal triar entre veure els connectats o veure la presentació, i gairebé sempre guanya la presentació: els remots desapareixen de la sala i deixen d'existir per als presents. Amb dues pantalles, o amb una de dividida, els que són fora segueixen presents en el camp de visió. És un detall petit que canvia del tot la dinàmica de la reunió.
- Micròfons de taula o sostre que cobreixin tots els assistents, amb cancel·lació d'eco
- Càmera gran angular a l'altura dels ulls, o amb seguiment de qui parla en sales grans
- Pantalla per als participants remots, a més de la de la presentació
- Altaveus repartits, no el del portàtil
- Connexió de xarxa per cable sempre que sigui possible
- Algú que ho deixi provat abans que entri la gent
Llogar o comprar
Si l'empresa fa reunions híbrides cada dia, el lògic és equipar la sala de manera permanent. El lloguer té sentit en altres casos: un consell d'administració trimestral, una junta d'accionistes, una formació de tres dies, una presentació a un client important o una sala que cal muntar en un hotel perquè l'esdeveniment no és a l'oficina. També quan cal més del que és habitual: una reunió de quaranta persones no es resol amb l'equip de la sala de sempre.
Quan això deixa de ser una videotrucada i passa a ser un esdeveniment
Hi ha una frontera bastant clara. Mentre tots els participants poden parlar i la conversa és a dues bandes, és una reunió i es resol amb equip de sala. Quan hi ha un públic que només escolta, ponents que es tornen i contingut que cal gravar o emetre, ja és un esdeveniment híbrid i necessita realització, mescla d'àudio i streaming professional. Confondre les dues coses és el que fa que una junta important es retransmeti amb un portàtil.
“Si els que són en remot deixen d'interrompre, no és que hi estiguin d'acord: és que ja no s'assabenten.”
Què necessitem saber per pressupostar-ho
No donem tarifes tancades: el preu depèn de la mida de la sala, del nombre d'assistents presencials, dels dies i del desplaçament. Amb la data, la població, quanta gent hi haurà a la sala i quanta en remot, i si cal enregistrament, preparem una proposta amb el material concret i el tècnic. La revisa una persona de l'equip abans d'enviar-la.