Il y a une scène qui se répète dans toutes les entreprises : douze personnes dans une salle, un ordinateur portable au milieu de la table et quatre collègues connectés qui ne suivent rien. Ce n'est pas un problème de plateforme de visioconférence, c'est un problème de salle. Le portable a un micro pensé pour une personne à quarante centimètres et une caméra qui cadre celui qui l'a ouvert. Une vraie réunion hybride demande un autre équipement, et l'acheter n'est pas toujours rentable.
Pourquoi l'audio lâche toujours avant l'image
Les personnes à distance pardonnent une image médiocre, mais décrochent mentalement dès qu'elles cessent de comprendre ce qui se dit. Dans une salle occupée par plusieurs personnes, le micro du portable capte celui qui est le plus près, l'écho de la pièce et la climatisation. La solution n'est pas d'augmenter le volume : ce sont des micros de table ou de plafond qui couvrent tous les participants, avec annulation d'écho. C'est ce que nous faisons lors d'un événement avec de la sonorisation de conférence, à une autre échelle.
La caméra : voir qui parle
Une caméra fixe au bout de la table transforme la moitié des participants en nuques. Ce qui fonctionne dans une salle de réunion, c'est une caméra grand angle placée à hauteur des yeux, et dans les grandes salles une caméra qui suit celui qui parle. Il ne faut pas une équipe de télévision : il faut que la personne à distance voie le visage de celui qui parle, car c'est ce qui permet d'interrompre, d'acquiescer et de participer au lieu de se contenter d'écouter.
L'écran, et pourquoi deux valent mieux qu'un
Avec un seul écran, il faut choisir entre voir les personnes connectées et voir la présentation, et la présentation gagne presque toujours : les participants à distance disparaissent de la salle et cessent d'exister pour ceux qui sont présents. Avec deux écrans, ou un écran partagé, ceux qui sont dehors restent dans le champ de vision. C'est un petit détail qui change complètement la dynamique de la réunion.
- Micros de table ou de plafond couvrant tous les participants, avec annulation d'écho
- Caméra grand angle à hauteur des yeux, ou avec suivi du locuteur dans les grandes salles
- Un écran pour les participants à distance, en plus de celui de la présentation
- Des enceintes réparties, pas celle du portable
- Une connexion réseau filaire chaque fois que c'est possible
- Quelqu'un qui teste l'ensemble avant l'arrivée des participants
Louer ou acheter
Si l'entreprise tient des réunions hybrides tous les jours, la logique est d'équiper la salle de façon permanente. La location a du sens dans d'autres cas : un conseil d'administration trimestriel, une assemblée générale, une formation de trois jours, une présentation à un client important, ou une salle qu'il faut monter dans un hôtel parce que l'événement n'a pas lieu au bureau. Également quand il faut plus que d'habitude : une réunion de quarante personnes ne se règle pas avec l'équipement de la salle de tous les jours.
Quand cela cesse d'être une visioconférence et devient un événement
La frontière est assez nette. Tant que tous les participants peuvent prendre la parole et que la conversation va dans les deux sens, c'est une réunion et l'équipement de salle suffit. Dès qu'il y a un public qui se contente d'écouter, des intervenants qui se succèdent et du contenu à enregistrer ou à diffuser, c'est un événement hybride : il faut de la réalisation, du mixage audio et du streaming professionnel. Confondre les deux, c'est ce qui conduit à diffuser un conseil d'administration important depuis un portable.
“Si les participants à distance cessent d'interrompre, ce n'est pas qu'ils sont d'accord : c'est qu'ils ont perdu le fil.”
Ce qu'il nous faut pour établir un devis
Nous ne donnons pas de tarifs fermés : le prix dépend de la taille de la salle, du nombre de participants sur place, du nombre de jours et du déplacement. Avec la date, la commune, le nombre de personnes présentes et à distance, et s'il faut un enregistrement, nous préparons une proposition avec le matériel précis et le technicien. Une personne de l'équipe la relit avant l'envoi.