Écran LED et sonorisation sur la place pour les douze coups du réveillon et la cavalcade des Rois

Pour fêter les douze coups de minuit du réveillon ou accueillir la cavalcade des Rois mages sur la place, une mairie a besoin de quatre choses : un écran LED d'extérieur suspendu à bonne hauteur, un son qui porte jusqu'au fond, une image à diffuser à l'écran et les autorisations de l'événement réglées. Notre écran mesure jusqu'à 4 × 2 mètres avec un pitch de 3,9 mm, et c'est celui que nous avons installé pour la mairie de Caudete lors du match Espagne-Argentine de la Coupe du monde. Voici comment préparer la soirée sur votre place.

Ce qu'il faut installer sur la place

• L'écran, suspendu à une structure au-dessus des têtes, pour que ceux de derrière le voient aussi.
• Le son, réparti pour que le compte à rebours s'entende aussi bien au premier rang qu'au fond de la place.
• L'image : ce qui passe à l'écran et qui la contrôle pendant l'événement.
• L'électricité : d'où elle vient et où se place le tableau électrique, à voir avec les services techniques de la mairie.
• Les autorisations et l'assurance de l'événement, qui dépendent de la commune et de la communauté autonome.

Les douze coups : ce qui passe à l'écran

La première chose à décider, c'est quelle image donnera les douze coups. Si la mairie veut diffuser à l'écran l'émission d'une chaîne de télévision, elle doit d'abord confirmer qu'elle peut le faire lors d'un événement public : nous ne le tenons pas pour acquis et laissons ce point à la mairie. L'autre option est de ne pas dépendre de la télé et de préparer une image propre. Dans les deux cas, nous pouvons assurer la réalisation avec un habillage de la mairie, comme à Caudete, où le titre du match et les bandeaux portaient le blason municipal.

Quelle que soit l'image, il faut choisir une seule référence pour les raisins et prévenir le public. Une émission de télévision peut arriver à l'écran avec un certain retard, et s'il passe par internet il est en général plus important. Si sur la place on suit l'écran et à la maison la télé, il se peut que les douze coups ne tombent pas à la seconde près, et ce n'est pas grave tant que toute la place suit le même. Ce qu'il faut éviter, c'est que deux comptes à rebours différents sonnent en même temps.

Après minuit, la place continue : avec la même sonorisation, on peut passer de la musique ou enchaîner sur un bal, et l'écran peut garder l'habillage de la mairie ou montrer des images de la fête.

La cavalcade des Rois : l'arrivée sur la place

Lors de la cavalcade, la place est souvent la fin du parcours : les Rois y arrivent, s'adressent au public et accueillent les enfants. Avec beaucoup de monde debout, ceux du fond voient à peine la scène ; avec une caméra et une réalisation en direct, l'écran montre à toute la place ce qui se passe là-haut, comme un streaming d'événement mais pour le public présent. Le son des chars pendant le parcours est une autre installation, mobile, que nous préparons aussi pour les mairies.

Quelle taille d'écran pour une place

Avec un pitch de 3,9 mm, l'image se regarde confortablement à partir d'environ 4 mètres : mieux vaut laisser cet espace libre devant l'écran. Pour le fond, la référence pratique pour la vidéo est que le dernier rang ne dépasse pas environ 8 fois la hauteur de l'image : avec 2 mètres de haut, environ 16 mètres. Si votre place est plus grande, nous préparons un écran plus grand sur mesure. Le calcul complet est dans quelle taille d'écran LED pour un événement.

Le son : que le compte à rebours s'entende sur toute la place

En plein air, il faut nettement plus de puissance qu'en salle, de 30 à 50 % de plus à titre indicatif, car le son ne rebondit ni sur les murs ni sur un plafond. Lors du match Espagne-Argentine à Caudete, nous avons placé plus de 4 000 W RMS de HK Audio de chaque côté de l'écran. Sur une place longue, le son de l'avant ne suffit pas pour le fond et il faut le répartir ; nous l'expliquons dans comment sonoriser une place pour des concerts.

Une nuit d'hiver en plein air

Les douze coups et la cavalcade ont lieu la nuit, en plein hiver. L'écran et le son doivent être installés et testés avant l'arrivée du public, et il vaut mieux surveiller la météo les jours précédents : le vent et la pluie affectent une structure avec un écran suspendu, et tout changement se décide avec le responsable de l'événement.

Autorisations et assurance

Même si c'est la mairie qui organise l'événement, il faut avoir réglé l'assurance responsabilité civile, l'occupation de la place et ce qu'exige la réglementation de la communauté autonome selon la jauge. Nous le passons en revue avec une checklist dans assurance et autorisations pour les événements municipaux.

Quelles informations nous envoyer

• L'événement (douze coups, cavalcade ou les deux), la commune et la date
• Une photo ou un plan de la place et l'emplacement prévu de l'écran
• Le nombre de personnes attendues et la distance du public le plus éloigné
• Ce que vous voulez à l'écran : une émission de télévision (si la mairie peut la diffuser), une caméra en direct ou un habillage propre
• Où se trouve un point électrique à proximité